Ako manažovať a optimalizovať tlač

27.11.2011, 23:15, red.

Skutočný prehľad o tlači znamená jasnú úsporu

Neraz sa stane, že si multifunkčné zariadenia a tlačiarne žijú vo firme „svojím vlastným životom“. Dostať ich pod kontrolu nie je jednoduché, a ešte ťažšie je ich pod ňou udržať. Každodenný obeh veľkého množstva dokumentov a tlačových úloh vo firme väčšinou funguje tak, ako funguje...

Tento obeh je často ponechaný napospas vlastnému osudu, s nesprávne vyváženým zaťažením jednotlivých zariadení, s komplikovanou dostupnosťou. Okolo kopírok tak vzniká chaos, ktorý brzdí zamestnancov pri práci. Mať skutočný prehľad o tlačových nákladoch sa manažérom niekedy zdá priam nereálne. Ako sa dá optimalizovať celý tlačový systém, znížiť administratívne náklady a zároveň funkčne zefektívniť a sprehľadniť tlačové prostredie? Odpoveďou je spojenie nových technológií so skúsenosťami odborníkov.

„Otázka kvalitného manažovania tlače vyvstáva pred každou spoločnosťou, ktorá pracuje s väčším počtom tlačových zariadení. Samotné riešenie tlačového prostredia nie je nemenné, pretože každá spoločnosť sa neustále vyvíja - žije, mení sa jej pracovný rytmus, počet zamestnancov, potreby, požiadavky a očakávania spojené v konkrétnom pomere ceny a komfortu,“ hovorí Ing. Peter Gašparík, OPS manažér spoločnosti Konica Minolta Slovakia. Na trh zároveň prichádzajú stále nové technológie otvárajúce možnosti rýchlejšej a kvalitnejšej tlače, lepšieho skenovania, bezpečnej archivácie a efektívnej práce s digitalizovanými údajmi. V realite sa veľmi často stáva, že spoločnosti nereflektujú na nové trendy alebo ich riešia veľmi neskoro. Zbytočne tak dochádza k zvyšovaniu nákladov, tlačové prostredie sa stáva neprehľadným, znižuje sa komfort práce zamestnancov a narastá počet servisných zásahov nutných pre „oživenie“ pokazeného napríklad multifunkčného zariadenia. Zabrániť takýmto problémom bez toho, aby boli pracovníci a manažéri zaťažovaní neustálou starostlivosťou o tlačové zariadenia, sa dá jedine využitím riadených tlačových služieb.

Riadenie tlačových služieb
Spomínané riadenie tlačových služieb je všeobecný pojem, do reálnej podoby sa zhmotňuje osobitým prístupom spoločnosti, ktorá ho vykonáva vďaka vlastnému know-how. Označenie takýchto služieb môžete nájsť aj pod skratkou OPS (Optimized Print Services). Ide o koncept, prostredníctvom ktorého sa analyzuje celý tlačový systém organizácie, aby sa zistili všetky možnosti zlepšenia prevádzky, procesov a zníženia nákladov. OPS sa zameriava na štyri oblasti – zariadenia, procesy, financie a bezpečnosť. Vo všeobecnosti možno proces optimalizovania tlače rozdeliť na tri fázy: poradenstvo – realizácia – riadenie a kontrola. Tieto fázy sú vzájomne prepojené a spoločne vytvárajú uzatvorený cyklus. Vyplýva to zo skutočnosti, že tlačové prostredie treba priebežne prispôsobovať vývoju spoločnosti.

Poradenstvo
Optimalizácia tlačového prostredia a nastavenie riadenia tlačových služieb nie je jednoduchou záležitosťou. Treba pritom brať ohľad najmä na pracovníkov firmy tak, aby bol ich pracovný rytmus čo najmenej zasiahnutý. Firmy totiž už majú nejakým spôsobom svoj tlačový systém zabehnutý, a preto je nutné k nemu pristupovať veľmi citlivo.
Jedine dôkladná analýza na základe exaktných vstupných údajov, potrieb, zvykov a očakávaní ľudí, ktorí v danom tlačovom prostredí pracujú, dokáže odhaliť rezervy a nedostatky celého systému.
Zároveň však poukáže aj na miesta, kde je všetko tak, ako má byť. Na zber údajov a analýzu následne nadväzuje konkrétny návrh optimalizácie tlačového prostredia s návrhom hardvérových a softvérových riešení s cieľom zabezpečiť efektívnejšie, produktívnejšie a prehľadnejšie pracovné prostredie. Správny počet, výkonnosť a rozmiestnenie tlačových zariadení musí zodpovedať potrebám konkrétnej firmy. Jedine tak sa dá dosiahnuť optimálna dostupnosť a zaťaženie jednotlivých zariadení a vytvorenie rovnováhy medzi minimálnymi nákladmi vlastníctva a minimálnymi dopadmi na životné prostredie. „Na základe skúseností s realizovanými projektmi optimalizácie môžem povedať, že úspora nákladov je veľmi individuálna. Ak by sme ale mali urobiť pomyselný prierez všetkých prípadov a vyčítať z neho nejakú priemernú hodnotu, pohybovala by sa na úrovni 20 - 30 %, čo vôbec nie je málo,“ konkretizuje Ing. Peter Gašparík.

Realizácia
Úspešná realizácia je oveľa viac ako iba nainštalovanie niekoľkých nových zariadení a softvérových aplikácií. Ide predovšetkým o riadenie navrhnutých zmien a kvalitnú koordináciu celého tlačového systému. Po zaobstaraní všetkých zariadení, produktov, licencií a spotrebného materiálu je treba nový systém odskúšať. Optimálne testovacie obdobie, trvá zväčša štyri týždne. Netreba zabudnúť ani na podporu, motiváciu a vhodné zapojenie zúčastnených pracovníkov a používateľov systému.

Riadenie a kontrola
Podľa slov pána Gašparíka je veľmi dôležitý aj neustály dohľad nad všetkými zariadeniami. Je nutné sledovať ich využitie, stav a výstrahy. To je nevyhnutné pre automatický a včasný nástup na servis, prípadne dodávku spotrebných materiálov. Výhodou takého systému je to, že aj zákazník má priamy prístup do aplikácie, prostredníctvom ktorej si môže zistiť dôležité informácie k fakturáciám a jednoducho si vyhľadať napríklad ukazovatele výkonnosti jednotlivých zariadení alebo správy o dodávkach spotrebného materiálu.

Kvalitné riadené tlačové služby umožňujú bezproblémovo zadefinovať pravidlá pre tlač, zabezpečiť digitalizáciu a archiváciu dokumentov, ba aj sledovať cyklus ich životnosti. Kľúčovým hľadiskom je samozrejme to peňažné. Pri financovaní nového systémového riešenia tlače sa preto musí vychádzať z jasného finančného plánu. Bez ohľadu na odvetvie, v ktorom firmy realizujú svoje podnikateľské aktivity, je dnes badať neustále sa zvyšujúcu potrebu vysokej bezpečnosti tlačových úloh. Dokumenty je možné chrániť vďaka implementácii inteligentných riešení pochádzajúcich z oblasti IT.

Proces optimalizácie tlačových služieb v podstate nikdy nekončí. Nie je to totiž jednorazové statické riešenie. OPS je o dlhodobom partnerstve, neustálom znižovaní nákladov, záťaže na životné prostredie a naopak zvyšovaní efektivity a komfortu pracovníkov. Vďaka takému nastaveniu tlačového prostredia je možné jednoducho reflektovať na zmeny v pracovných procesoch firmy. Manažment tak dokáže na základe relevantných informácií okamžite vyhodnotiť situáciu a reagovať na nové potreby či technologické novinky.

Text a foto: Konica Minolta Slovakia