Dajte zbohom mrhaniu časom

03.11.2011, 00:33, red.

V návale práce máte iba dve možnosti: pracovať dlhšie alebo efektívnejšie. Väčšina tých, ktorí sú skutočne pod tlakom, už skutočne pracuje na hrane časových možností. Pokiaľ nechcete obetovať kvalitu práce pod ťarchou povinností, je načase dať zbohom návykom, ktoré oberajú o čas.

Na e-mail s pravidlom 80/20
Čítaním pracovných e-mailov strávi bežný pracovník značnú časť svojho dňa. Koľko hodín strávite v práci písaním e-mailov a odpovedaním na ne? Hodinu, dve, tri? A koľko percent z nich je skutočne dôležitých pre rozvíjanie vášho biznisu? Dôležitý e-mail je priamo naviazaný na obsah a výkon vašej práce, takže zabudnite na informačné e-maily, newsletter, produktové novinky atď. Nastavte si pomocníka, ktorý vám v e-mail klientovi bude takéto správy filtrovať a vy sa nimi nemusíte zaoberať. Cieľom je, aby ste pracovali iba s dôležitou poštou a odstránili ste balast. Pokiaľ nie je možné sa takýchto e-mailov zbaviť (napr. formálna zdvorilostná korešpondencia), delegujte ich na kolegov.

Skutočne si plánujte prácu
Každý večer, či už pri odchode z práce alebo doma, si naplánujte hlavné pracovné úlohy na ďalší deň. Získate nadhľad nad celým dňom a pokiaľ máte silnú vôľu, tak sa nenecháte strhnúť lavínou operatívnych „neodkladných“ záležitostí, ale sa budete venovať tomu, čo je skutočne pre váš pracovný deň podstatné. Zoznam by mal obsahovať najdôležitejšie pracovné úlohy, nie tie najľahšie či najkratšie, ale iba tie, ktoré sú pre vašu prácu a váš úspech podstatné.

Delegujte
Pokiaľ máte k dispozícii asistentku, porozmýšľajte, aké ďalšie úlohy pre vás môže vykonávať: zadávať údaje do informačných systémov, vyhľadávať na internete, organizovať všetky schôdzky, triediť poštu či odpovedať vo vašom mene na presne určené témy a stanoveným osobám.
Pokiaľ asistentku nemáte, najmite si ju! V súčasnej dobe je na pracovnom trhu nesmierne množstvo šikovných ľudí, ktorí sa nebudú hanbiť vziať takú prácu, a spravia vám dobrú službu, pokiaľ je váš čas veľmi drahý.

Naučte sa „nie“
Telefonujú vám operátori z telemarketingu? Povedzte slušné „nie“. Pokiaľ nepomáha, tak sa ospravedlňte a zložte. Požiadal vás niekto o nedôležitú pomoc? Dajte mu vzdialený termín, kedy môžete poskytnúť radu či pomoc, takže žiadateľ pochopí, že váš čas je drahý. Lanária vás na drahú konferenciu? Povedzte pravdu: je drahá, nezaujímavá, vzdialená, alebo vám už jednoducho nič neprináša. Druhá strana nebude mať príliš argumentov, a ak by áno, tak poďakujte a zložte. Váš čas je iba váš, a je drahý.

(red.)