Firmy sa vzdelávaniu zbytočne bránia

03.03.2011, 00:41, red.

Krok po kroku smerom k stratégii

Mnoho firiem sa vzdelávaniu svojich zamestnancov trochu bráni, dokonca niektoré vidia vo vzdelávaní nepriateľa, iné zase nevedia, kde začať. Stratégia má aj tu svoje miesto, pretože zúročuje prostriedky takto investované do zamestnanca.

Vzdelávanie si vyžaduje aj isté fázy, ktoré je dôležité prekonať. Pokiaľ nie sú splnené určité náležitosti, potom nie je nezvyčajné, že sa vyskytnú nepríjemné situácie. Medzi najčastejšie nepríjemnosti sa zaraďujú nepresne a nedostatočne identifikované potreby vzdelávania, nie je jasne stanovený cieľ vzdelávania či nastavené správne kritéria merania jeho efektivity.

Ako teda na to?
Ak chceme k procesu vzdelávania pristupovať zodpovedne, potrebné je ho rozdeliť do šiestich fáz:

• o hodnotenie potrieb vzdelávania – analýza potrieb jednotlivých oddelení podniku, alebo pri menších firmách analýza potrieb vo vzdelávaní jednotlivých zamestnancov. Hlavným štartérom je zistenie nedostatkov vo firme, ktoré je nutné eliminovať, či už na úrovni celej firmy alebo na úrovni schopností a zručností pracovníkov.
• o stanovenie cieľov vzdelávania - čo má teda vzdelávanie priniesť, musia byť presné, konkrétne a jasne definované, aby sa podľa toho nastavil nasledujúci bod – program vzdelávania. Všetci zamestnanci, ktorí sa budú vzdelávať, musia tieto ciele poznať a byť s nimi uzrozumení.
• o výber a usporiadanie programov vzdelávania – ide najmä o to, kto má vzdelávanie uskutočňovať, kde sa má realizovať a pod., v každej spoločnosti je to však individuálne, pretože to záleží na konkrétnych potrebách.
• o voľba metód vzdelávania – existuje široká paleta možností – tradičné kurzy, školenia, semináre, workshopy, ďalej koučovanie, on-line kurzy, e-learning, mentoring či projekty. Výber vhodnej metódy ovplyvňuje mnoho faktorov, voľba najvhodnejšieho prostriedku je však veľmi dôležitá a najlepšie je vybrať také metódy, ktoré sú zamestnancom ušité priamo na mieru.
• o kalkulácia nákladov – strašiak pre mnohých, ale nie všetko je také drahé, ako sa na prvý pohľad zdá. Existujú dobré rady ako znížiť náklady na vzdelávanie – napr. on-line vzdelávanie, vzdelávanie v priestoroch firmy, nie v externom prostredí (ak je to možné), využitie vlastných zamestnancov ako inštruktorov. Najpotrebnejším faktorom je riadne zvážiť túto potrebu, jej rozsah.
• o hodnotenie a pravidelná kontrola výsledkov vzdelávania – existuje veľa spôsobov ako bude prebiehať, či už ústne - písomne, on-line/off-line, ihneď - s odstupom času. Závisí to už priamo od každého individuálne, ako nastaví hodnotenie a aké kritéria pri ňom použije. Nemenej dôležité je vziať do úvahu osobnosť školiteľa, jeho vzdelávacie metódy, prostredie a tiež aj správanie sa zamestnancov, ich reakcie, postoje ku konkrétnej metóde vzdelávania.

Názor z praxe
Aký názor zastávajú profesionáli? Spýtali sme sa odborníkov v personálno-poradenskej spoločnosti TRENKWALDER, a poradensko-vzdelávacej spoločnosti EXCELLENT TRAINING. Obe majú dlhodobé skúsenosti v tejto oblasti a výborné referencie od svojich klientov.

Čo predchádza rozhodnutiu vzdelávať zamestnancov?
Aj keď sa vzdelávanie často intuitívne zaraďuje medzi tzv. „mäkké procesy“, vo firmách sú za rozhodnutím vzdelávať ľudí skoro vždy „tvrdé“ faktory. Potreba predávať, byť najlepší, priťahovať klientov, získať dobrý imidž, zisk patria medzi najväčšie stimuly, prečo sa vzdelávať. Mnoho firiem má rozvoj zamestnancov vo svojej firemnej kultúre a dlhodobo predstavuje súčasť personálnej politiky. Iné spoločnosti donúti k potrebe vzdelávania trh a jednoduchý fakt, že investícia do ľudí je jednoznačne návratná investícia.

Rozhodnutie vzdelávať svojich zamestnancov je často aj logickým vyústením rastu firmy, dosiahnutého úspechu, ktorý firmu posunul dopredu, a manažment si uvedomí, že pre udržanie dosiahnutej úrovne a ďalší rozvoj je nevyhnutné vzdelávanie a tréning zamestnancov v oblastiach, ktoré dovtedy riešili viac-menej intuitívne. Obyčajne začnú najskôr s jednorazovými tréningami a neskôr začnú budovať systém kontinuálneho personálneho rozvoja.
Je samozrejmé, že externé prostredie každú spoločnosť núti k rozvoju, poznávaniu nových prístupov a metód. No na druhej strane aj interné zmeny a nové potreby spoločnosti vplývajú na pozitívne rozhodnutie rozvíjať zamestnancov. Nesmie sa zabúdať ani na to, že je to aj forma motivácie. Možnosť hlbšieho rozvíjania vedomosti a znalostí vnímajú zamestnanci vo väčšine prípadov veľmi pozitívne.

Analýza tréningových potrieb – kľúčový prvok
Dôležité je však presne si odpovedať na tri základné otázky: čo chcem rozvíjať, prečo to chcem rozvíjať a akou formou to chcem rozvíjať? Poznám svojich zamestnancov? Vieme identifikovať ich rozvojové oblasti, vieme, aké zručnosti chceme u nich cielene rozvíjať a prečo? Pre firmy, ktoré nemajú dostatočné skúsenosti, odborníci odporúčajú využiť pomoc špecialistov, ktoré majú s rozvojom ľudí dlhoročnú prax. Pomocou techník assessment a development centier následne cielene rozvíjajú kľúčový potenciál zamestnancov. Rozhodnutie o vzdelávaní by nemalo ísť len zhora. Manažéri by mali do tohto procesu zaangažovať aj zamestnancov. Koho využijeme na vzdelávanie, externistov alebo interných lektorov, je na individuálnom zvážení každej spoločnosti. Nezabúdajte ani na konečné očakávanie: čo chcem dosiahnuť v závere aktivity? Čo má vzdelávanie priniesť? V čom pomôcť?

Pre efektívne a zmysluplné vzdelávanie je potrebné vychádzať zo serióznej analýzy vzdelávacích a rozvojových potrieb zamestnancov. V malej firme stačí vedieť, aké vedomosti a správanie od našich ľudí požadujeme. Potom ich už len stačí porovnať s dennodenným výsledkom pozorovania výkonu. V mnohých firmách manažéri nechávajú výber vzdelávacích aktivít na voľnom výbere zamestnancov, čo je určite dobrý prvok motivácie zamestnancov, pre vyššiu efektivitu sú však určite lepšie systematické, na mieru šité rozvojové aktivity, pri ktorých sa rozvíja to, čo potrebuje firma, nie to, čo chce zamestnanec. Mnohí klienti využívajú aj externú analýzu tréningových potrieb s nezávislým konzultantom.

Analýza tréningových potrieb je teda považovaná za kľúčovú v plánovaní rozvoja. Prirodzene, je možné vzdelávať zamestnancov aj bez predchádzajúcej analýzy, hlbšieho poznania ich potrieb, avšak takáto podoba rozvoja sa míňa účinku. Za prvé, firme neprinesie takmer žiadne zlepšenie, a v druhom rade sa môže prejavovať demotivácia zamestnancov. Uznajte sami - poslať ich na školenie, ktoré nepotrebujú a práve naopak, neumožniť im zlepšiť to, čo je potrebné. To môže mať za následok, že zamestnanec sa môže na takejto vzdelávacej aktivite nudiť, byť otrávený a akékoľvek ďalšie rozvojové aktivity bude prijímať s nevôľou.

Dobré výsledky prináša e-learning či koučing
Akú metódu vzdelávania zvoliť vo veľkej miere závisí od typu vzdelávacej aktivity. Pri niektorých druhoch je veľmi vhodný e-learning, ktorý je nenáročný na priestor, školiteľov a je pomerne časovo flexibilný, prispôsobiteľný potrebám zamestnancov. Prináša dobré výsledky napr. pri zabezpečení informovanosti (zákony, interné predpisy a pod.). Sú však určité aktivity, ktoré je potrebné realizovať klasickou formou - v skupine s lektorom, kde práve na reakciách skupiny je dosiahnutá najvyššia účinnosť teoretických prístupov. Populárny je aj koučing, ktorý sa dá realizovať individuálnou alebo skupinovou formou a osvedčil sa pri rozvoji osobnosti. Zdá sa že firmy prichádzajú na jeho efekty, aj keď je finančne náročnejší.

Prax ukáže efektivitu vzdelávania
Najľahšie sa všetko meria v číslach. Ak napríklad výborný odborník koučuje tím predajcov a predaj sa zvýši o 40% - máme jasné kritérium jeho úspešnosti. Čo ale s vedľajšími faktormi – vieme odfiltrovať, do akej miery sa na pozitívnom výsledku podieľa vývoj trhu, marketingové nástroje alebo jednoducho náhoda?

Existuje viacero spôsobov ako zistiť úspešnosť vzdelávania. Štandardný dotazník spokojnosti je jedným z nich, nie však jediný. Stane sa aj to, že zamestnanec príde zo vzdelávacej aktivity nadšený, vysoko pozitívne hodnotí prístup školiteľa, obsah a formu aktivity, avšak problémom je, že poznatky neaplikuje v praxi.

Preto profesionáli vnímajú ako najlepšie hodnotenie úspešnosti vzdelávania preverenie praxou. Ak školenie neprinieslo zlepšenie v praxi, bolo zbytočné.

Úplne najvhodnejšie pri hodnotení úspešnosti vzdelávania je použiť mix nástrojov – okrem spomenutých dotazníkov a sledovania prenosu poznatkov do praxe nadriadenými manažérmi sú využívané štruktúrované rozhovory, meranie návratnosti investície ekonomickými metódami a pod. Najpresnejšia je analýza prínosov vzdelávania spojená s dosahovaním cieľov firmy - finančné ukazovatele, podiel na trhu, kvalita, spokojnosť zákazníkov. Napriek ťažkostiam pri zbere relevantných dát a náročnosti tejto analýzy berte do úvahy odporúčanie budovať si informačnú základňu pre dlhodobé hodnotenie prínosov vzdelávania.

Dáša Mendelová
redaktor ProgressLetter