Virtuálny pomocník - jedinečná služba v outsourcingu

27.11.2011, 22:50, red.

Nová a unikátna pomôcka na optimalizáciu každodenných povinností

Koľkokrát ste si želali, aby za vás niekto niečo vybavil, pretože na to nemáte čas? Asi veľakrát. Je prirodzené, že sa v súčasnosti snažíme robiť to, čo je najdôležitejšie pre rodinu, firmu a nás samých.

Doba je hektická a neustále sa meniace podmienky nás nútia vykonávať viac úloh, rýchlejšie a samozrejme kvalitnejšie. A je jedno, či sa jedná o domácnosť alebo zamestnanie. Pred každým z nás stojí každý deň rovnaká otázka - aké úlohy ma dnes čakajú, stihnem ich vybaviť načas, správne a všetky?

Čo sa skrýva za touto službou?

Virtuálny asistent je osobou či skupinou, ktorá prijíma rôzne zadania bez osobného kontaktu so zadávateľom, s cieľom vypracovať ich do času a v kvalite, ktoré sú v zadaní stanovené. Pomenovanie „Virtuálny“ je práve preto, že realizáciu týchto úloh postačuje počítač, internet či telefón, teda zadávateľ nie je v priamom osobnom kontakte s riešiteľom úlohy. Primárnou úlohou tejto služby je poskytovanie administratívnej podpory, tzv. sekretárskych služieb, pre firmy alebo súkromné osoby. Využiť túto službu teda môže ktokoľvek, kto má veľa úloh, pričom tieto môžu byť vybavené treťou osobou

Stručná história
Služby tohto typu sú využívané v USA už od 50. rokov minulého storočia. Samotný výraz, Virtuálny asistent, tam vznikol v roku 1996 počas telefonickej konverzácie nadriadeného (Thomas Leonard) s podriadenou (Anastacia Brice). A. Brice následne pomenovala týmto názvom svoj druh podnikania a vytvorila na tomto základe aj úplne novú profesiu, ktorá sa stala verejne známou v roku 1997. Postupne vzniklo viacero organizácií na podporu virtuálnych asistentov a firiem ponúkajúcich tieto služby. Pritom len A. Brice vo svojich začiatkoch preškolila viac ako 1000 ľudí na túto profesiu.

Ako to funguje?
Jedinečnosť tejto služby spočíva v jej jednoduchosti, pričom základom je interakcia zadávateľa a realizátora úlohy bez ohľadu na ich momentálne miesto. Zadanie prebieha prostredníctvom el. pošty, telefónu alebo cez formulár, ktorý má zákazník k dispozícii po prihlásení na webe, alebo vo svojom inteligentnom telefóne. Na webe si taktiež môže kontrolovať svoj kredit, priradiť osoby, ktoré môžu zadať úlohy, alebo pozrieť si realizované úlohy (výsledky a kto bol riešiteľom, ak nemáte určeného dedikovaného asistenta) a pod.

Súbor služieb je veľmi široký, pričom sú zoradené do troch hlavných kategórií.

• Štandardné služby - napr. objednanie reštaurácie, plánovanie schôdzok, prepis hovoreného slova alebo jednoduchý prieskum trhu.
• Špeciálne služby - tvorba prezentácií, písanie PR článkov, blogov a správa sociálnych sietí, organizácia udalostí, tréningov a konferencií, zložitejší prieskum trhu.
• Expertné služby - zabezpečenie outsourcingu celej služby zákazníka, napr. účtovníctvo, ľudské zdroje, kontaktné centrum, nákup a pod.

Majitelia firiem by mali zvážiť, či využijú asistentku len na odborné činnosti a štandardnú administratívu zabezpečia niekým iným. Z tejto služby následne môžu urobiť benefit pre svoj tím. Ten bude mať k dispozícii určitý počet úloh, alebo hodín, ktoré využijú podľa potreby.

Imrich Tatiersky,
riaditeľ spoločnosti Virtuálny pomocník Slovensko